僕は自分でいうのもなんですが、仕事が上手じゃないなぁと思っています。
正直、仕事の上でやらかしをしてしまったことも多々ありますし、同じようなミスを繰り返すという経験もたくさんしたと思います。
仕事のミスを重ねてしまった時は、やっぱり気持ちが落ち込んでしまうもの。
かくいう僕も、実はこのブログを書いている前日に仕事でとあるミスをしてしまったところでした。
しかも、以前にも似たようなミスをしたことがあったので、「また同じようなことを繰り返してしまった・・・」という気持ちに陥ってしまったところです。
ということで、そんな自分に対するメッセージもかねて、仕事でミス（失敗）が起きてしまったときに改善方法を考えるポイントをブログにしてみたいと思います。
失敗をたくさんしてしまった自分だからこそ！？説得力があるのか・・・いやそんなことはないのかな？笑
目次
仕事でミスをしてしまった時は可視化がうまくいっていないことが原因にあることが多い
ずばり！仕事でミスをしてしまった時というのは、可視化がうまくいっていない時が多いと思います。
例えば、「メールの返信漏れ」によって仕事に支障をきたしてしまうということが起きたとします。
Gmailを使っている方はたくさんいらっしゃると思うのですが、Gmailは便利なので、ついつい色々なWebサービスを利用する時に登録するメールアドレスとして使用することも多いと思います。
そうすると、登録したWebサービスから、何かしらのメールによる案内が積み重なっていくことになります。
そして、そういった用途と同時に仕事上のやりとりにも並行してGmailを使用しているとします。
そうなると、何も対策をしない場合に起こり得ることとしては「様々なところからたくさん送られてくるメールに埋もれて、仕事上のメールが埋もれてしまう」という現象です。
そういった現象に対して何も対策を講じていない場合、「仕事上のメールとそれ以外のメールをきちんと整理して見やすい状態にできていない」状況が生まれて、結果としてメールが埋もれる→返信が漏れることも起こりやすくなります。
今回事例としてあげた「メールの返信漏れ」を対策するためには
- 仕事上のメールとそれ以外のメールをきちんと分類して適切なラベリングを設定し、Gmailを開いた時に必ず上の方に仕事のメールが来るようにする。
- 仕事上のメールが届いた場合には別途LINEやプッシュ通知が届くように設定する。
- そもそも仕事上のメールは別のメールアドレスを使用するようにする。その上で上記に掲載したような対策を重ねる。
などを行うことが具体的な方法として挙げられると思うのですが、これらに共通するのは「可視化」です。
「自分で能動的に確認する」状況をなるべく減らす・あるいはゼロにして、自然と「大事なメールが届いた」ことを可視化させることで、メールの確認漏れを防ぐことに繋げるわけですね。
ちょっと極端な事例をあげましたが、「可視化の重要性」は色々な仕事に応用できるのではないかと、ミスをした直後の僕だからこそ改めて感じる次第です。
ミスをしてしまった時にどうするべきか
ミスをしてしまうことは誰にでも起こり得ることだと思います。
大事なのは、起きてしまった後に、それ以降同じようなミスを繰り返さないためにどう考えて対策を講じるかということです。
まずはミスをしてしまった時にどうするべきか、改めて考えてみました。
仕事のミスが起きた経緯＆起きた前後の出来事ができるだけわかるように記録に残し、今後への対策も盛り込む。
まずは基本中の基本ですが、「仕事のミスが起きた経緯や、起きた前後の出来事ができるだけわかるように記録に残す」ことです。
特に「同じようなミスを繰り返してしまった」場合は、自分1人では状況を客観視できなくなっている・できていないことが多いので、必ず他の人にも何が起きたかを見てもらう必要が出てきます。
だからこそ記録は、自分自身だけでなく他の人にも見てもらうことを想定して、わかりやすい・読みやすい記録を作成するべきです。
どうしたらわかりやすい記録を作れるか、ポイントは2つあると考えました。
- 時間の経緯がしっかりわかること。
- 感情論を極力排除すること。
この2つが抑えられていれば、「仕事のミスが起きた経緯や、起きた前後の出来事ができるだけわかる」状態も自ずと作りやすいのではないかと思います。
ミスをした時って、どうしても弁明や言い訳をしたくなっちゃいますよね・・・
だからといってそういった感情論を記録に含めたりすると、起きた出来事を把握しにくくなってしまいます。
だからこそ、極力「起きた事実のみ」を記録するべきなのです。
そして、まずは自分なりに、起こしたミスに対して今後の対策を盛り込む様にします。
今後の対策部分が抽象的な内容に終始した場合は、具体化できる対策を見出せるよう相談。
とはいえ、特に同じようなミスを重ねてしまったときほど、「どういう対策をすればいいのか」自分1人では具体的な方法を見出せなくなってしまうこともあると思います。
そういった時は、対策をより具体化できるようにするために、必ず「他の人に相談をする」ことを徹底しましょう。
「次は同じミスをしない様に頑張ります！」だけでは、何の具体性もないので、絶対に同じミスを起こしてしまいますよね。
見出せない時は、相談を必ず挟むようにしましょう。
気まずくて相談しにくい・・・こともあると思いますが、だからといって結果同じミスを起こしてしまう時の心理的辛さの方がもっと気まずいことは想像に難くないと思うのです。
具体的な対策を講じて仕組み化するときは色々なものを活用して可視化を意識。
そしてミスに対する具体的な対策を講じる際は、できるだけ色々なものを活用して可視化を意識しようということです。
ここでいう「色々なもの」とは、できるだけITツールを活用したものであればあるほど良いかなと思います。
前の章でも書いた「メールの返信漏れ」の事例でいうならば、掲載した対策の中には「LINEを使用する」「Gmailに元々備わっているラベル機能を使用する」など、既存の様々なツールを活用した事例を書かせていただきました。
世の中に普及しているサービス・ツールがなぜ普及しているのかを考えた時に、「色々な利用シーンがきちんと想定された状態で、その場面場面にふさわしい機能がついている」というのがあると思います。
実は「既に世の中に存在しているもの」をうまく利用することで、ミスは極力防ぐ状態を作ることができるわけなんですね。
デジタルの利点の1つとして、「可視化した状態で記録に残しやすい」というものがあると思います。
だからこそ、ITツール・Webサービスをうまく活用して、ミスの再発防止策を具体化・可視化させるべきなのです。
ミス再発防止対策で具体的な方法まできちんと見出すことができたら、そんな自分を認めてあげる
最後に1点。他の人の力を借りても全然OKなので、具体的なミス防止対策方法まで見出すことができたら、きちんと自分を認めてあげましょう。
そうじゃないと、自分を責めたままになりがちです。
何事も最後は「光」を見出すべきです。
あとがき
ということで、「仕事のミスやうまくいかないことが起きた時には可視化を意識して思考＆具体的対策を考えよう」という内容をテーマにブログを書かせていただきました。
今回のようなブログ記事を書くのは久しぶりだったのですが、世に類似した内容があったとしても「自分の体験から自分が考えたこと」をきちんとブログに記録として残すことができたので、今回の記事がかけて良かったと思っています。
今後も引き続き、今回のような「自分の体験や思考」をベースにしたオリジナリティのある記事を少しでも積み重ねていけたらと考えています。
個人的なことですが、このブログを書いた1日前に起こしたミスから今回のブログを書いたことをきっかけにして、「なぜ自分がプログラミングが好きなのか」という理由の1つを再認識できた気がします。
僕は昔から悩んでクヨクヨすることが多い性格で、ミスを人一倍恐れるところがあります。
だから、仕事のミスをしてしまった時に、人に伝えるということがとっても苦手で、若い時はその状態を放置したままにしてしまっていた気がします。
でも、プログラミングに出会ったことで「仕事のミスを防ぐ上でプログラミングは有益」であることに気づきました。
ミスをしやすい性格である自分だからこそ、有益なプログラミングの活用方法を提案・提供できるんじゃないかと思ったのです。
つまり逆転の発想ですね。
「ミスをしたら何もしちゃいけない」のではなく「ミスをした自分だからこそできることがある」と考えた方が、人生前向きな気がするのです。
大袈裟かもしれないですが、自分の存在意義を改めて見出す・再認識することができた状態まで自分でもっていけたことは、前日に起きたミスから現在に至るまでの中で、幸いな点になると思いました。
