GoogleAppsScriptでメールの添付データをGoogleDriveへ自動保存

学校で製作指導をしていると、受講生様の制作物の管理(ファイルを提出する場所みたいなものですね)が必要になることがよくあります。

ということで、Google Driveを活用して、「メールの添付データをGoogle Driveの特定フォルダに自動保存する仕組み」を、Google Apps Scriptでプログラミングして作っておけば、いざという時に役に立つと思ったのです。

実際に上記の機能の制作に取り組んでみたら、基本的な実装が割と時間もかからずに終わったので、「皆さん、Google Apps Scriptがあれば普段ご使用されているGoogleアプリケーションでこんなことも出来るんですよ!」ということを知って頂くにもいいネタかと思いまして、投稿します。

「メールの添付データをGoogleDrive指定フォルダへ自動保存する仕組み」についてに

Gmailの添付データをGoogle Driveに自動保存

すごく簡単にいうと、今回作ったものは以下のような仕組みになっています。

  • ①Gmailで受信したファイルを検知
  • ②タイトルに指定の文字が含まれていたら、添付ファイルがあるかないかを確認
  • ③添付ファイルがあったら、Google Drive内の指定ファイルに自動保存

これをすることで、複数人から提出物を頂く際に、添付ファイルつきメールさえ頂ければ、勝手にGoogleDrive内にフォルダ整理された状態で添付データが保存される、という仕組みなわけです。

ファイルを提出する人は添付ファイルに提出データを沿えて、メールを送るだけで済むので、もう少し機能を作り込んだら、割と手間いらずにgitみたいなバージョン管理ツールを作ることもできるんじゃないかなって思います。(ファイル数多いと微妙だけど…)

Google Apps Scriptで追加実装予定の機能

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この機能、作ったはいいのですが、懸念点があります。Google Driveを普段利用されている方であればわかると思うのですが、GoogleDriveは割とフォルダごとの権限を細かく指定することが出来るようになっています。

つまり、今回作った仕組みを使わなくても、Google Driveに細かくフォルダを作成して、それぞれのフォルダの共有設定を細かく設定して、各々がアップロードすればそれでいいんじゃね?って話になることなんです(笑)

そんな懸念を払拭すべく、以下の追加機能を実装予定です。

  • フォルダ設定を予め手動で細かく行う必要がないような機能(アドレスでデータを格納すべきサブフォルダを判定)
  • メールを送って頂いた時期ごとにサブフォルダを自動で作り、添付データを振り分けて保存する機能

これくらいあれば、結構使えるものが出来るのではないでしょうか!

「GoogleAppsScriptでメールの添付データをGoogleDriveへ自動保存ツール」の現時点での使用対象

今のところこのツールが強みを発揮するのはきっと以下のような方のケースでしょう。

  • オンラインストレージに対するリテラシーがそこまで高くないが、メールにデータ添付は出来る。
  • (※最強に作り込んだらの話ですが)バージョン管理ツール難しくてよくわからんけどバージョン管理的なことがしたい。
  • どこかで授業してて、生徒さんに課題提出とかしてもらう時に使いたい。

あ、ちなみにこの機能を使ってみたいという方がいらっしゃれば、ご遠慮なくContactページよりお問い合わせください!

まとめ

GoogleAppsScriptでメールの添付データをGoogleDriveへ自動保存・GoogleAppsScriptによる追加予定の実装機能

このブログでは、そんなに技術的なことは書くつもりはないのですが、今後Google Apps Scriptの技術的なお話を含めた別サイトを作って、実用的な作品を作って記事をアップしまくるなんてことをやっていこうと考え、実はそれ用の独自ドメインをとりました。

しかし、別にArrownの中で展開してもいいよなぁ(このブログそんなにPVあるわけじゃないし、まだ)という考えもあり、どうしようかなと言ったところです。ご意見ください。笑

Arrown「制作の記録」では、今回のようなものをどんどん紹介して、著者のポートフォリオの一部にもしていけたらなぁといったところです!

※SchooのGoogleDrive編の授業の時に、このネタ取り扱えばよかった。なんでもっと早く思いつかなかったのか。。。笑